Een watte?
Wanneer je een (virtuele) bijeenkomst organiseert, ligt de verwachting er om die overlegtijd zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Tijdens elke ontmoeting streef je ernaar om een klimaat te creëren waarin iedereen zich veilig voelt om een bijdrage te leveren. Die bijdrage verleent namelijk waarde aan het overleg, of het nu gaat om een vergadering, een lesmoment, een intervisie, of een gesprek. Jitske Kramer (2019) stelt dat "de groep een levend geheel van relaties tussen mensen is". Dit betekent "dat het niet de afzonderlijke mensen in het team zijn die zorgen voor het succes of verlies, maar de samenhang tussen alle gedragingen, emoties, gedachten en ervaringen".
Een check-in is een eerste uitnodiging om deel te nemen aan het overlegmoment. Zie het als een ritueel waarbij je de ruimte die jullie op dat moment creëren, binnenstapt. Vanuit de corporate antropologie verzamelt Danielle Braun (2018) de best practices van volkeren over de hele wereld en vertaalt die naar de context van organisaties. "Met rituelen zetten we ons brein en onze tribale groep op scherp: nu even opletten, er gaat iets bijzonders gebeuren." Een check-in installeert ruimte om de focus te verleggen naar de bijeenkomst. Je komt samen toe, samen aan.
De check-in biedt iedereen de kans om iets te vertellen over zichzelf. Elke deelnemer heeft zo al eens het woord gekregen en genomen. Als organisator van het overleg krijg jij de kans om te voelen hoe elke deelnemer erbij zit. Je zal merken dat er tijdens het overleg een snellere verbinding zal ontstaan tussen de deelnemers onderling en de te behandelen onderwerpen. Verder doe je beroep op de verantwoordelijkheid van elke deelnemer. Met de check-in nodig je iedereen uit present te zijn, de ander te ontmoeten en mee impact te hebben op wat er ligt.
Checklist voor een goede check-in
Is het doel van de check-in voor iedereen helder?
Gaf je elke deelnemer het woord?
Nam elke deelnemer het woord?
Zijn storingen behandeld, zodat elke deelnemer ten volle kan deelnemen aan de bijeenkomst?
Hebben deelnemers elkaar iets beter leren kennen?
Voel je voldoende wat leeft?
Kreeg iedereen de kans om sociale vaardigheden te oefenen: actief luisteren, mening verwoorden, feedback geven, iets (anders) durven inbrengen...
Installeerde je een veilige leer- of werksfeer?
Ben je consequent en maak je een gewoonte van het geïnstalleerde ritueel?
Verzorgde je je (klas)management (aandacht voor tijd, aanpak om iedereen het woord te geven, materiaal, afspraken rond feedback...)?
Soorten check-ins
Afhankelijk van wat jullie te doen staat, kan je de check-in daarop afstemmen. De kunst bestaat erin de juiste vraag te stellen. Een goede check-in zet namelijk iets in beweging.
Agenda gerelateerd
Focus op verbinding aan de hand van een open vraag
Vinger aan de pols bij grote groepen of weinig ruimte
Literatuurlijst
Braun, D. (2018). Tribaal kantoorgedoe. Amsterdam: Boom.
Kramer, J. (2019). Deep Democracy: De wijsheid van de minderheid. Amsterdam: Boom.
In oktober 2019 bezocht ik het Centre Pompidou in Metz. Daar zag ik Rebecca Horn: Théatres des métamorphoses. Dit beeld legde ik vast vanuit het idee dat voelen best wel spannend kan zijn. Je gaat iets opzoeken, maar je weet niet wat je zal aanraken. Tegelijk is het beeld erg fragiel, alsof er met alle voorzichtigheid gehandeld wordt. Dat is hoe ik de check-in bekijk.